Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu

Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu

Thị trường xuất khẩu lao động, du học, tuyển dụng lao động nước ngoài đang trở nên sôi động trong những năm gần đây, kéo theo là sự phổ biến của các cụm từ "chứng nhận lãnh sự". Thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ trực tuyến tại Việt Nam giúp người dân tiết kiệm được thời gian và hạn chế những chi phí phát sinh không đáng có.

1. Thế nào là Chứng nhận lãnh sự?

Chứng nhận lãnh sự là một thủ tục hành chính, trong đó cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Mục đích chính của việc Chứng nhận lãnh sự là xác nhận giá trị của một văn bản do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp và Chứng nhận lãnh sự không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

2. Ai có thể được thực hiện Chứng nhận lãnh sự giấy tờ trực tuyến?

Các cá nhân, tổ chức có giấy tờ, tài liệu cần Chứng nhận lãnh sự đều có thể thực hiện thủ tục Chứng nhận lãnh sự trực tuyến tại Việt Nam.

3. Cơ quan nào quản lý và tiếp nhận thực hiện thủ tục Chứng nhận lãnh sự?

Cục Lãnh Sự và Sở Ngoại Vụ chịu trách nhiệm quản lý và tiếp nhận thực hiện thủ tục Chứng nhận lãnh sự cho công dân Việt Nam.

4. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục Chứng nhận lãnh sự?

Thành phần hồ sơ người dân cần chuẩn bị để thực hiện Chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài:

5. Quy trình thực hiện Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam?

Quy trình thực hiện Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam gồm 4 bước chính:

Người dân chuẩn bị hồ sơ theo quy định => Bộ phận Một cửa và kiểm tra tính hợp lệ và chuyển hồ sơ đến Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự (trong trường hợp giấy tờ, hồ sơ hợp lệ) => Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận Một cửa => Bộ phận Một cửa kiểm tra lại các thông tin và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân => Người dân nhận kết quả qua đường bưu điện. Cụ thể:

Bước 1

Tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ theo quy định ở mục 4 và nộp hồ sơ qua cổng Dịch vụ công trực tuyến (Dichvucongtructuyen.vn).

Bước 2

Bộ phận Một cửa sẽ tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:

• Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết, Bộ phận Một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định. 
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ, Bộ phận Một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ”. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ phải cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác. Thời hạn giải quyết TTHC được tính từ ngày hồ sơ được bổ sung, hoàn thiện đầy đủ theo quy định.
• Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết theo quy định, Bộ phận Một cửa nhận hồ sơ và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” cho tổ chức, cá nhân.
• Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận Một cửa tiến hành nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, sau đó chuyển hồ sơ đến Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự để giải quyết theo thẩm quyền.

Bước 3

Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận Một cửa theo quy định: 

• Trường hợp hồ sơ phải bổ sung, hoàn thiện theo quy định, Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự sẽ thông báo bằng văn bản, ghi rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo mẫu “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ chỉ được thực hiện một (01) lần. Thời hạn giải quyết TTHC được tính lại từ đầu, sau khi nhận đầy đủ hồ sơ.
• Trường hợp không thể trả kết quả đúng thời hạn hoặc hồ sơ phải xác minh với cơ quan có thẩm quyền liên quan, Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn và thời gian sẽ trả kết quả theo mẫu “Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả”. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một (01) lần.
• Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự trả lại hồ sơ, kèm văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa.
• Trường hợp phát hiện giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật hoặc có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam, Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự thu giữ giấy, tờ tài liệu đó, kịp thời thông báo cho Bộ phận Một cửa và cơ quan có thẩm quyền liên quan để phối hợp, xử lý theo quy định. 
• Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết, Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận Một cửa đúng thời gian quy định.

Bước 4

Sau khi nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự, Bộ phận Một cửa kiểm tra lại các thông tin và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân thông qua bưu điện bằng địa chỉ người dân kê khai trực tuyến.

Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận Một cửa giải thích rõ cho tổ chức, cá nhân về lý do từ chối giải quyết hồ sơ theo nội dung trong “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” của Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự.

Cần lưu ý gì về hồ sơ khi người dân Việt Nam thực hiện Chứng nhận lãnh sự?

- Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

1. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
2. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
3. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
4. Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

- Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

1. Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
2. Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
3. Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
4. Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
5. Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

- Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự:

1. Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
2. Giấy tờ, tài liệu có thể đề nghị được chứng nhận lãnh sự là giấy tờ, tài liệu được lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận bởi:

• Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Toà án, Viện Kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương.
• Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;
• Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;
• Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật bao gồm:

+ Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo;

+ Chứng nhận y tế;

+ Phiếu lý lịch tư pháp;

+ Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định pháp luật.

+ Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

- Yêu cầu cụ thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự:

1. Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.
2. Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận.
3. Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

Giải quyết thủ tục Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam mất bao lâu?

Thời hạn giải quyết thủ tục Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam trong khoảng 5 ngày làm việc (không tính thứ 7, Chủ nhật).

Liên hệ thực hiện thủ tục Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam

Công dân có nhu cầu thực hiện thủ tục Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam vui lòng liên hệ Hotline để được hướng dẫn cụ thể.

Điện thoại: (+84 4) 3.7993660 - 028 6282 5186

Hotline:  0937231258 | 0908757899

Email: [email protected]

Hotline dịch vụ
0937 231 258